Apa Itu Continuous Improvement?

Continuous improvement atau Kaizen dalam bahasa Jepang, adalah filosofi manajemen yang bertujuan untuk melakukan perbaikan kecil yang dilakukan secara konsisten dari waktu ke waktu. Tidak ada perbaikan besar yang dilakukan sekaligus, tetapi serangkaian perubahan kecil yang berdampak signifikan pada proses bisnis dalam jangka panjang.

Dalam konteks agile management, continuous improvement adalah strategi untuk meningkatkan proses pengembangan produk dan alur kerja tim.

Continuous improvement biasanya dilakukan melalui evaluasi terhadap apa yang berjalan baik dan apa yang masih memerlukan perbaikan. 

Prinsip utama continuous improvement adalah agar tim bisa belajar dari pengalaman dan terus meningkatkan kinerja mereka dari satu iterasi ke iterasi berikutnya.

Peran Continuous Improvement dalam Agile

Fleksibilitas adalah bagian penting dari Agile. Jika ada sesuatu yang tidak berjalan sesuai rencana, perubahan perlu segera dilakukan. Jika suatu hal bekerja dengan baik, kita dapat mempelajarinya dan menerapkannya pada project berikutnya. Agile framework menawarkan peluang untuk terus beradaptasi dan menyempurnakan project sesuai kebutuhan.

Dalam proses Agile, continuous improvement terwujud melalui retrospektif sprint dan penerapan lean process improvement. Dengan demikian, tim dapat mengidentifikasi apa yang berjalan baik dan apa yang perlu diperbaiki setelah setiap iterasi atau sprint, menjadikan continuous improvement sebagai bagian integral dari setiap siklus project.

Tools dan Metodologi Continuous Improvement

Ada beberapa tools dan metode yang dapat digunakan untuk menerapkan continuous improvement dalam kehidupan kerja sehari-hari. Berikut beberapa tools yang umum digunakan dalam continuous improvement:

Retrospektif Agile

Retrospektif adalah salah satu tools utama untuk menciptakan budaya continuous improvement. Pertemuan retrospektif memberi ruang bagi tim untuk berdiskusi mengenai apa yang berjalan dengan baik dan apa yang dapat diperbaiki.

Biasanya, tim melakukan retrospektif setelah menyelesaikan project atau setelah momen penting tertentu, tetapi tim yang efektif akan mengadakan pertemuan ini secara berkala, terlepas dari hasil project. 

Dengan melakukan retrospektif secara teratur, tim dapat terus bergerak menuju continuous improvement.

Prinsip Plan-Do-Check-Act (PDCA)

PDCA adalah tools yang paling umum digunakan dalam continuous improvement. 

Siklus ini terdiri dari empat tahap: 
"Plan" untuk mengidentifikasi peluang dan merencanakan perubahan
"Do" untuk menerapkan perubahan dalam skala kecil
"Check" untuk menganalisis hasil perubahan dengan data
"Act" untuk menerapkan perubahan dalam skala lebih besar jika berhasil. Jika tidak, proses ini dapat dimulai kembali dari tahap perencanaan.

Analisis 5 Whys

Metode ini merupakan teknik analisis akar penyebab dengan menanyakan "mengapa" berulang kali untuk menemukan penyebab utama suatu masalah. 

Teknik ini sangat berguna dalam continuous improvement karena berfokus pada penyebab mendasar, bukan hanya gejala dari suatu masalah.

Kaizen dan Kata

Kaizen adalah filosofi yang berfokus pada perbaikan terus-menerus. Kaizen memiliki sepuluh prinsip yang menjadi panduan dalam menjalankan proses continuous improvement.

Sedangkan improvement kata adalah proses empat langkah untuk menciptakan solusi atas masalah yang dinamis. 

Kedua filosofi ini memberikan fleksibilitas dalam proses perbaikan.

Lean Manufacturing

Lean Manufacturing berfokus pada pengurangan pemborosan waktu dan sumber daya untuk menyelesaikan project. 

Lima prinsip utama lean adalah: mendefinisikan nilai, memetakan alur nilai, menciptakan aliran, menetapkan pull, dan mencari kesempurnaan. 

Banyak perusahaan besar seperti Amazon dan Adidas menggunakan prinsip lean untuk meningkatkan produktivitas.

Total Quality Management (TQM)

TQM adalah pendekatan continuous improvement yang bertujuan meningkatkan kepuasan pelanggan dan keterlibatan karyawan. 

Dengan melibatkan semua orang dalam meningkatkan kualitas, perusahaan dapat mengurangi kesalahan dan memperbaiki proses yang penting.

Agile dan Kanban

Dalam Agile, setiap project dibagi menjadi beberapa sprint, yang kemudian dievaluasi melalui retrospektif. 

Sedangkan Kanban membantu tim memvisualisasikan alur kerja, menghindari beban kerja yang berlebihan, dan meningkatkan efisiensi dengan prinsip visualisasi alur kerja seperti backlog, pekerjaan yang sedang berjalan, dan pekerjaan yang sudah selesai.

Langkah-langkah Implementasi Continuous Improvement

Proses implementasi continuous improvement dikenal sebagai siklus PDCA (Plan-Do-Check-Act), yang meliputi empat langkah:

Plan (Rencanakan)

Langkah pertama adalah mengidentifikasi area yang dapat ditingkatkan dan membuat rencana perbaikan. Misalnya, jika keterlibatan pelanggan menurun, perusahaan dapat merencanakan campaign diskon khusus atau promosi melalui email.

Do (Lakukan)

Langkah kedua adalah menerapkan rencana perbaikan dalam skala kecil. Hal ini memberi peluang untuk mengevaluasi efektivitas tanpa mempengaruhi seluruh perusahaan.

Check (Periksa)

Setelah rencana diterapkan, langkah selanjutnya adalah mengevaluasi hasilnya. Refleksi terhadap hasil rencana perbaikan adalah bagian penting dalam continuous improvement.

Act (Tindaklanjuti)

Jika rencana berhasil, implementasikan dalam skala lebih besar. Jika tidak, kembali ke langkah pertama dan rancang perbaikan yang lebih baik.

Kesimpulan

Continuous improvement adalah proses penting dalam Agile framework yang memungkinkan perusahaan terus berkembang melalui perbaikan-perbaikan kecil yang dilakukan secara bertahap. 

Dengan menggunakan tools seperti retrospektif, PDCA, dan 5 Whys, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi, mengurangi pemborosan, dan meningkatkan kualitas produk. 

Proses Continuous improvement juga meningkatkan keterlibatan seluruh staff, menjadikan continuous improvement sebagai pilar penting dalam kesuksesan jangka panjang perusahaan.

Seperti itu penjelasan tentang Continuous improvement dalam Scrum Agile Methodology. Jika Anda berminat untuk belajar dan upgrade skill Anda tentang project management, silakan mengikuti pelatihannya bersama SUHU disini :

- Webinar Level Up Your Project Management with Agile, Scrum, and Taiga
- Pelatihan Agile Project Management Essentials
- Pelatihan dan Sertifikasi Skema "Certified ICT Project Manager"

Silakan konsultasikan kebutuhan Anda bersama kami dengan klik link berikut: https://bit.ly/kontaksuhu